Контекст «Документи» відповідає за управління документообігом організації. Він забезпечує створення документів за шаблонами, підписання, погодження та архівування.
Цей контекст підтримує весь життєвий цикл документа — від чернетки до архіву — та надає механізми погодження з визначеними кроками затвердження.
Офіційний документ організації, створений за шаблоном або завантажений зовні.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва | Найменування документа |
| Тип документа | Вид документа (договір, акт, рахунок тощо) |
| Шаблон | Шаблон, за яким створено документ (за наявності) |
| Зміст | Текстова частина або файл документа |
| Метадані | Додаткові атрибути (автор, дата створення, відділ тощо) |
| Статус | Поточний стан документа у життєвому циклі |
Типова форма документа з полями для автоматичної підстановки даних.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Назва | Найменування шаблону |
| Тип документа | Вид документа, для якого призначено шаблон |
| Зміст | Текст шаблону з полями-заповнювачами у форматі {{змінна}} |
| Опис | Пояснення призначення шаблону |
Фіксація згоди або незгоди уповноваженої особи з документом.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Підписант | ПІБ особи, що підписує документ |
| Роль | Посада або повноваження підписанта |
| Дата підписання | Дата та час здійснення підпису |
| Коментар | Пояснення рішення (за наявності) |
| Статус | Поточний стан підпису |
Послідовність кроків затвердження документа.
| Поле | Опис |
|---|---|
| Документ | Документ, що підлягає погодженню |
| Кроки | Перелік етапів погодження з визначенням відповідальних |
| Поточний крок | Етап, на якому знаходиться процес погодження |
| Статус | Поточний стан маршруту погодження |
[Чернетка] → [Згенеровано] → [Надіслано] → [Підписано] → [Заархівовано]
- Чернетка — документ формується, зміст можна редагувати
- Згенеровано — документ сформовано за шаблоном, поля заповнені даними
- Надіслано — документ передано на підписання
- Підписано — всі необхідні підписи отримано, документ вважається затвердженим
- Заархівовано — документ збережено в архіві, зміни неприпустимі
[Очікує] → [Підписано]
↓
[Відхилено]
- Очікує — очікується дія підписанта
- Підписано — підписант погодив документ
- Відхилено — підписант відхилив документ
[Очікує] → [Затверджено]
↓
[Відхилено]
↓
[Скасовано]
- Очікує — процес погодження розпочато, очікується рішення на поточному кроці
- Затверджено — всі кроки погодження пройдені позитивно
- Відхилено — принаймні один крок погодження відхилений
- Скасовано — процес погодження анульовано ініціатором
- Підписувати можна лише згенеровані документи; чернетки спочатку мають бути заповнені за шаблоном або вручну
- Рендеринг шаблону здійснюється шляхом заміни полів-заповнювачів у форматі {{змінна}} відповідними значеннями з бізнес-об'єктів
- Маршрут погодження складається з послідовних кроків; перехід до наступного кроку можливий лише після затвердження поточного
- Заархівований документ не підлягає жодним змінам; при необхідності коригування створюється нова версія документа
- Відхилення на будь-якому кроці погодження означає невдачу всього маршруту; документ повертається на доопрацювання
- Кожен підписант зазначається лише один раз у межах одного документа; дублювання підписантів неприпустиме
- Згенерований документ є незмінним; для коригування необхідно створити нову чернетку на основі того ж шаблону
- Тип документа визначає, які шаблони доступні для використання
- Метадані документа включають обов'язкові поля: автор, дата створення, відділ; додаткові поля залежать від типу документа
- Маршрут погодження призначається автоматично на основі типу документа або визначається ініціатором вручну
| Подія | Бізнес-значення |
|---|---|
| Документ створено | Нову чернетку документа сформовано |
| Документ згенеровано | Документ заповнено даними за шаблоном |
| Документ надіслано | Документ передано на підписання |
| Документ підписано | Усі підписи отримано, документ затверджено |
| Документ заархівовано | Документ збережено в архіві |
| Погодження завершено | Усі кроки маршруту погодження пройдені позитивно |
- Контракти — контракт може мати пов'язані документи (скан-копії підписаних договорів, додаткові угоди); генерування документів за шаблонами з даними контракту
- Всі контексти — будь-який контекст може ініціювати генерування документа за шаблоном з підстановкою даних бізнес-об'єктів (рахунки-фактури, акти приймання, специфікації тощо)
- Створити документ
- Згенерувати документ за шаблоном
- Надіслати документ на підписання
- Підписати документ
- Відхилити документ
- Заархівувати документ
- Створити шаблон
- Змінити шаблон
- Створити маршрут погодження
- Додати крок до маршруту погодження
- Затвердити крок погодження
- Відхилити крок погодження
- Скасувати маршрут погодження
- Переглянути документ
- Переглянути шаблони за типом документа
- Переглянути статус погодження